Registro visitatori aziendali: perché è obbligatorio e come gestirlo al meglio
In molte aziende, la gestione dei visitatori e fornitori esterni è ancora affidata a registri cartacei, fogli Excel o appunti poco sicuri. EasyBadge è utilizzata anche in Italia ove la normativa sulla sicurezza (D.Lgs. 81/2008) richiede che il datore di lavoro sia in grado di sapere in ogni momento chi è presente nei locali aziendali, incluso il personale esterno.
In questo articolo vediamo:
- Cosa dice la legge
- I problemi tipici dei sistemi tradizionali
- Le caratteristiche di una soluzione digitale efficiente
Cosa dice la normativa sulla gestione dei visitatori?
La nuova direttiva NIS2 rafforza la richiesta
Il Testo Unico sulla Sicurezza stabilisce l’obbligo di garantire la sicurezza di tutte le persone presenti in azienda, non solo dei dipendenti. Questo include:
- Visitatori
- Tecnici e manutentori esterni
- Fornitori
- Appaltatori
La legge non impone un formato specifico (cartaceo o digitale), ma richiede che:
- Sia possibile ricostruire chi era presente in un dato momento (LOG’s)
- I dati siano accessibili in caso di emergenza
- Si possano fornire registrazioni se richiesto da autorità o audit
Introduce nuovi obblighi in materia di cybersecurity inclusa la gestione della supply chain, per i soggetti critici. Questa include la valutazione dei rischi legati ai fornitori e l’implementazione di misure per garantire la sicurezza anche all’interno della loro catena di fornitura. La normativa richiede che le aziende valuti la sicurezza dei propri fornitori e, se necessario, richieda loro di adottare misure di sicurezza adeguate.
Il tenere traccia del personale tecnico, presso il sito diventa una informazione di garanzia in più e noi vogliamo aiutarvi. Non si impone un formato specifico (cartaceo o digitale), ma richiede con più enfasi la gestione.
Molte aziende usano ancora:
- Registri cartacei alla reception
- Fogli calcolo salvati localmente
- Badge temporanei compilati a mano
- Soluzioni Badge con hardware obsoleti o dedicati
Questi metodi presentano diversi limiti:
- Nessuna visibilità in tempo reale
- Difficoltà a recuperare le informazioni in caso di emergenza
- Nessuna integrazione con la rubrica del personale interno
- Impedire l’utilizzo di tecnologia moderna e semplice fornita dal mercato
I problemi della gestione manuale!
Una soluzione digitale: cosa deve fare?
Una buona piattaforma digitale per la gestione visitatori dovrebbe:
✅ Registrare in modo semplice l’ingresso e l’uscita
✅ Collegarsi alla rubrica del personale interno
✅ Consentire di sapere chi è presente in ogni momento
✅ Fornire accesso rapido in caso di evacuazione o controlli
✅ Essere accessibile da più postazioni o dispositivi
✅ Offrire API per l’integrazione con altri sistemi aziendali
EasyBadge: semplice, accessibile e progettato per il personale operativo
EasyBadge è stato sviluppato proprio per supportare il personale che gestisce visitatori e fornitori non registrati, con un’interfaccia semplice ma potente. Tra le sue funzionalità principali:
📋 Registrazione visitatori in pochi secondi, anche da parte di più utenti
🚨 Visibilità in tempo reale di chi è presente in azienda (anche esterni)
👥 Rubrica interna per sapere subito a chi rivolgersi
🔄 Rubrica condivisa per figure esterne (medico, vigilanza, fornitori fissi)
🔗 API REST per integrazione con sistemi preesistenti
📱 Funziona da web: nessun software da installare
In caso di emergenza, sapere chi è presente può fare la differenza. EasyBadge semplifica questa responsabilità.
Tecnologia moderna
La nostra soluzione, non si concentra sull’implementazione di hardware dedicato, lasciando libero il cliente di estendere le automazioni in autonomia. Quante volte mi sono chiesto, ma se compro un lettore codici a barre 2D posso utilizzarlo con la mia soluzione?
La risposta è SI perché consente a fornitori di hardware di sviluppare, tramite API, da soluzioni semplici a soluzioni più complesse.
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